Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di bidang non-akademik mencakup berbagai aspek operasional yang mendukung kegiatan akademik dan memastikan kualitas layanan serta pengelolaan di institusi pendidikan. Berikut adalah cakupan SPMI untuk bidang non-akademik:

1. Pendahuluan

  • Latar Belakang: Penjelasan mengenai pentingnya penjaminan mutu di bidang non-akademik dan bagaimana hal ini mendukung pencapaian visi dan misi institusi.
  • Tujuan: Menyebutkan tujuan utama dari penerapan SPMI di bidang non-akademik, termasuk upaya untuk meningkatkan efisiensi, efektivitas, dan kualitas layanan.

2. Ruang Lingkup

  • Area Non-Akademik yang Dicakup: Menguraikan bidang-bidang non-akademik yang termasuk dalam SPMI, seperti administrasi, keuangan, sumber daya manusia, fasilitas, teknologi informasi, dan layanan mahasiswa.
  • Unit atau Departemen Terkait: Menjelaskan unit atau departemen non-akademik yang bertanggung jawab atas pelaksanaan dan penerapan SPMI.

3. Struktur Organisasi dan Tanggung Jawab

  • Struktur Penjaminan Mutu Non-Akademik: Menguraikan struktur organisasi yang bertanggung jawab atas penjaminan mutu di bidang non-akademik, termasuk peran dan tanggung jawab masing-masing unit.
  • Fungsi dan Tanggung Jawab: Menjelaskan tugas spesifik setiap unit atau individu dalam memastikan mutu layanan dan operasional non-akademik.

4. Kebijakan Mutu Non-Akademik

  • Pernyataan Kebijakan: Menjelaskan kebijakan mutu yang terkait dengan bidang non-akademik, seperti kebijakan tentang layanan administrasi, pengelolaan sumber daya, dan infrastruktur.
  • Prinsip-Prinsip Mutu: Menguraikan prinsip-prinsip dasar yang harus diterapkan, seperti efisiensi, transparansi, dan keberlanjutan.

5. Standar dan Indikator Mutu Non-Akademik

  • Penetapan Standar: Menjelaskan standar mutu yang harus dicapai dalam setiap aspek non-akademik, seperti standar pelayanan pelanggan, manajemen keuangan, dan pemeliharaan fasilitas.
  • Indikator Kinerja: Menguraikan indikator kinerja utama (KPI) yang digunakan untuk mengukur pencapaian standar mutu di bidang non-akademik.

6. Prosedur dan Mekanisme Pelaksanaan

  • Prosedur Operasional Standar (POS): Menjelaskan prosedur operasional yang harus diikuti dalam berbagai bidang non-akademik untuk memastikan konsistensi dan kualitas layanan.
  • Mekanisme Pengendalian dan Evaluasi: Menguraikan mekanisme untuk mengawasi, mengevaluasi, dan meningkatkan kinerja di bidang non-akademik, termasuk melalui audit internal dan survei kepuasan.

7. Pengelolaan Sumber Daya

  • Manajemen Sumber Daya Manusia: Menguraikan prosedur rekrutmen, pelatihan, pengembangan, dan evaluasi kinerja staf non-akademik.
  • Pengelolaan Keuangan: Menjelaskan mekanisme pengelolaan anggaran, pengeluaran, dan pelaporan keuangan yang transparan dan akuntabel.
  • Pengelolaan Fasilitas dan Infrastruktur: Menjelaskan standar pemeliharaan dan pengelolaan fasilitas, serta prosedur untuk memastikan bahwa infrastruktur mendukung kegiatan akademik dan non-akademik dengan baik.

8. Layanan dan Kepuasan Pelanggan

  • Standar Layanan: Menguraikan standar pelayanan yang harus dipenuhi oleh unit-unit non-akademik, seperti layanan administrasi, kesehatan, dan IT.
  • Survei Kepuasan: Menjelaskan metode untuk mengukur kepuasan mahasiswa, staf, dan pemangku kepentingan lainnya terhadap layanan non-akademik.

9. Dokumentasi dan Rekaman

  • Pengelolaan Dokumen Non-Akademik: Menjelaskan bagaimana dokumen-dokumen terkait dengan operasional dan layanan non-akademik dikelola dan diarsipkan.
  • Pelaporan dan Rekaman: Menguraikan prosedur pelaporan kinerja dan pengelolaan rekaman yang terkait dengan bidang non-akademik.

10. Sosialisasi dan Implementasi

  • Sosialisasi Kebijakan dan Prosedur: Menjelaskan bagaimana kebijakan dan prosedur di bidang non-akademik disosialisasikan kepada seluruh anggota institusi.
  • Penerapan di Lapangan: Menguraikan langkah-langkah praktis untuk memastikan implementasi kebijakan mutu non-akademik di setiap unit.

11. Review dan Revisi Sistem

  • Proses Review: Menjelaskan mekanisme untuk meninjau kembali dan memperbarui sistem penjaminan mutu di bidang non-akademik.
  • Revisi Kebijakan dan Prosedur: Menguraikan prosedur untuk melakukan revisi terhadap kebijakan dan prosedur yang tidak lagi relevan atau perlu ditingkatkan.

SPMI di bidang non-akademik berfungsi untuk memastikan bahwa seluruh aspek operasional dan layanan pendukung di institusi pendidikan berjalan dengan efektif, efisien, dan sesuai dengan standar mutu yang telah ditetapkan. Hal ini penting untuk mendukung pencapaian tujuan pendidikan dan menjaga kepuasan semua pemangku kepentingan.